En quelques minutes, vous saurez comment :
naviguer dans votre tableau de bord
suivre les commandes en temps réel
accéder au détail et infos de facturation des commandes Otely
💡 Avant toute chose, pensez à mettre le lien du back office en Favoris sur votre navigateur et à activer les notifications lors de votre première connexion pour rester informé à chaque nouvelle commande.
L'onglet “Activité”
Lorsque vous vous connectez sur votre back office Otely, vous arrivez directement sur l’onglet “Activité”.
Cet onglet fonctionne comme un fil d’actualités. Il recense toutes les activités récentes liées à votre room service afin d’avoir une vision d’ensemble en un clin d’œil. Vous pouvez notamment y voir les commandes passées par ordre chronologique.
L'onglet “Direct”
L’onglet “Direct” vous permet de suivre toutes les commandes en cours, leur état d’avancement, et l'heure prévue de livraison. Cela vous permet de répondre aux éventuelles questions de vos clients sur l’heure d’arrivée de leur commande ou encore de pouvoir anticiper l’arrivée d’un livreur à la réception.
À chaque nouvelle commande ou nouveau message livreur, vous êtes alerté par email.
Notification email - nouvelle commande
À chaque nouvelle commande passée par un client, vous recevez une notification par email contenant les informations essentielles :
le numéro de chambre
le nom du restaurant
et parfois un code de validation à communiquer au livreur pour récupérer la commande
Depuis ce mail, vous pouvez directement accéder à l’onglet “Direct” de votre back office en cliquant sur “Suivre la commande”
Notification email - contact livreur
Vous recevez également un email à chaque fois que le livreur contacte l’hôtel. Depuis ce mail, vous pouvez également accéder directement à l’onglet “Direct” en cliquant sur “Suivre la commande” afin de lui répondre.
Depuis chaque fenêtre de commande, vous pouvez répondre au livreur via le chat lorsqu’il vous pose une question. Il vous suffit de cliquer sur l’icône en forme de message. L’icône apparait en bas à gauche de la fenêtre de commande, seulement une fois que le livreur a été attribué à la commande.
Les fonctionnalités de l’onglet “Direct” vous permettent d’assurer une livraison efficace des commandes de vos clients et d’avoir le bon niveau d’information en cas de question.
L'onglet “Commandes”
L’onglet “Commandes” répertorie toutes les commandes, qu’elles soient terminées ou en cours de livraison. Depuis cet onglet, vous pouvez accéder au détail de chacune des commandes en cliquant sur le numéro de commande en rouge :
Vous avez également la possibilité de filtrer les commandes pour faciliter votre recherche :
Encaissement
Une fois qu’une commande est livrée à l’hôtel, le montant total de la commande à encaisser au client est disponible dans le détail de la commande de l’onglet “Commandes” du back office Otely (plus de détails ci-dessous)
💡 Ce montant est disponible uniquement une fois que la commande est livrée à l’hôtel, pas avant.
Étapes à suivre :
Pour accéder au montant total de la commande à encaisser, cliquez sur le numéro de la commande à facturer
Encaissez votre client du montant total affiché en bas de page
💡 Vous pouvez aussi retrouver le montant de la commande à encaisser auprès du client directement dans la réservation client sur Opera Cloud.
Attention à bien encaisser la somme correspond à la totalité des différentes lignes de taxes facturées pour la commande Otely en question.
Les statuts de commandes
Sur l’onglet “Commandes”, vous avez accès au statut des commandes Otely :
En cours : La commande est en cours de livraison.
Livré : La commande a été livrée à l’hôtel et facturée automatiquement au client sur sa réservation dans Opera Cloud.
Remboursé : La commande a été remboursée par Uber suite à une réclamation faite par l’hôtel. L’hôtel ne doit donc pas facturer cette commande au client, ni l’encaisser.
Remboursé partiellement : La commande a été partiellement remboursée par Uber suite à une réclamation par l’hôtel. L’hôtel doit adapter le montant facturé au client en conséquence.
Annulé : La commande a été annulée par le restaurant. Elle ne sera donc ni livrée ni facturée à l’hôtel par Uber. L’hôtel ne doit pas facturer cette commande au client. Ce cas est relativement rare.
💡 Lorsqu’une commande est annulée, votre client est automatiquement prévenu par SMS et sur son interface de commande Otely.
🔔 Notifications
Vous avez la possibilité de gérer vos notifications de commandes directement depuis votre back office.
Pour ce faire :
Cliquez sur vos initiales en bas à gauche
Cliquez sur “Paramètres”
Cliquez sur “Notification”
Dans cet espace, choisissez comment vous souhaitez être notifié :
par email,
via votre navigateur (pop-up),
ou sur votre téléphone.
Cliquez sur “Enregistrer les modifications” pour valider vos préférences.
Vous connaissez désormais l’essentiel des fonctionnalités de votre back office Otely.
💬 D’autres interrogations ? Découvrez les autres articles et vidéos d’accompagnement disponibles dans le Centre d'Aide.