En quelques minutes, vous saurez :
comment identifier la commande,
comment votre client est prévenu,
comment votre client est facturé automatiquement,
et comment encaisser le client.
Vous saurez exactement quoi faire étape par étape, pour garantir une bonne expérience client dès la réception de la commande.
Prêt(e) ? C’est parti 👇
Lorsque le livreur dépose une commande Otely à la Réception, voici la procédure à suivre :
1️⃣ Réception de la commande par l’équipe Réception
1- Le livreur dépose la commande à la Réception.
2- La team Réception vérifie qu’il s’agit bien d’une commande Otely :
en contrôlant le numéro de chambre indiqué sur le sac ou le nom du restaurant,
puis en consultant le Back Office Otely → onglet “Direct” pour confirmer qu’une commande correspondante est bien en cours.
3- La team Réception détache le ticket attaché au sac de commande et peut le jeter. En effet, le prix affiché sur ce ticket ne comprend pas les frais de livraison et frais de service, ce qui pourrait créer de la confusion auprès du client.
2️⃣ Notifications de livraison pour prévenir le client
En parallèle, le client est prévenu qu’il doit descendre récupérer sa commande directement sur l’interface de commande Otely et par SMS.
3️⃣ Retrait de la commande et vérification par le client
Lorsque le client arrive à la Réception, il récupère sa commande et la team Réception l’invite à ouvrir son sac de livraison pour vérifier par lui-même que sa commande est complète.
4️⃣ Facturation automatique dans Opera Cloud
La prestation de room service Otely se poste automatiquement dans la réservation du client dans Opera Cloud une fois la commande livrée à l’hôtel (pas avant).
⚠️ Attention : Une fois la commande livrée à l’hôtel, les différents montant de TVA peuvent mettre quelques minutes à apparaître dans le détail de la commande sur le back office Otely et donc à se poster sur la réservation du client dans Opera Cloud.
Si les montants n’apparaissent pas immédiatement, attendez quelques instants et réactualisez la page.
5️⃣ Encaissement du client
La team Réception :
Encaisse le client du montant TTC affiché directement sur la réservation du client dans Opera Cloud ou dans le back office Otely dans l’onglet Commandes.
> Depuis la réservation du client dans Opera Cloud :
> Depuis le back office Otely dans l’onglet Commandes :
Puis solde la prestation dans la réservation du client dans Opera Cloud.
En résumé :
1. Vérifiez qu’il s’agit bien d’une commande Otely en regardant le ticket sur le sac et en comparant avec le numéro de commande sur le votre back office.
2. Le client est automatiquement prévenu via l’interface Otely et par SMS pour venir récupérer sa commande.
3. Le client récupère et vérifie sa commande.
4. La facturation se fait automatiquement dans la réservation du client sur Opera Cloud, une fois que la commande est livrée.
5. Encaissez votre client et soldez la prestation dans sa réservation dans Opera Cloud.
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